por Cleber Candido
CEO Cesla
Os conceitos de terceirização que por aqui desembarcaram nas décadas de 80 e 90 de forma deturpada comumente associados a serviços baratos e de qualidade duvidosa, tinham muita relação com a competitividade mundial da indústria e comércio, gerando nas décadas seguintes uma imagem negativa de prestação de serviço adotado no país.
Sempre que o contratante necessitava empreitar ou subempreitar algum tipo de serviço, normalmente vem à mente alguns possíveis problemas que iria enfrentar:
- Empresas não qualificadas;
- Colaboradores não qualificados;
- Falta ou falha de documentações;
- Divergências entre o que é comprado versus o entregue;
- Problemas trabalhistas com corresponsabilidade;
- Entre outros.
Sem dúvida, a prestação de serviço vem avançando e se transformando ano a ano no Brasil. É fato que ainda estamos longe do ideal, mas as novas tecnologias e a desburocratização das relações trabalhistas no Brasil permitem que cada vez mais que o segmento de prestação de serviço seja um forte aliado na execução de tarefas que fogem do core principal da indústria e comércio que os procuram.
O setor de serviços é um dos mais importantes da economia brasileira, além de ser um grande gerador de empregos no Brasil, conforme apurado pelo Instituto Brasileiro de Geografia e Estatística neste ano, a prestação de serviços representa cerca de 70% das empresas do país, além de ser responsável por 30% do Produto Interno Bruto (PIB)
Além disso, o painel de empresas do Sebrae mostra que, há cerca de 8,64 milhões de empresas prestadoras de serviços em atividade no Brasil, em comparação com 6,61 milhões de comércio, 1,90 milhão de fábricas, 1,36 milhão construção civil e 697 mil negócios agropecuários (dados referentes ao mês de maio de 2020). O setor de serviços representa, nada menos do que, 44,9% de todas as empresas ativas no país e, está na liderança em número de negócios se comparado aos demais setores.
Aproximadamente 90% das empresas contabilizadas pelo Sebrae são de micro e pequeno porte, como Microempreendedores Individuais (MEIs), Microempresas (ME) e Empresas de Pequeno Porte (EPP), nos permitindo dizer que sem dúvidas a prestação de serviço é a linha de frente da economia.
Na indústria não é diferente, normalmente em função do grande volume de contratados e subcontratados durante o ano ou em grandes paradas manutentivas, aumentam-se os riscos de perdas com armazenamento e conservação de documentos físicos entregues, controles de on-boardings (integrações) presenciais e gestão de competências para execução de tarefas de alto risco com envolvimento de permissões de trabalho, por exemplo.
Acrescenta-se a isso, uma baixa gestão sistêmica e a falta e/ou falha na comunicação entre unidades do business, possibilitando que mesmo uma empresa prestando um serviço de baixa qualidade em uma determinada unidade, muitas vezes tal empresa consegue ingressar em outra unidade do grupo sem nenhuma barreira, devido à falta de compartilhamento de um score de performance do prestador entre os contratantes.
Outro ponto relevante! Observa-se uma pequena e tímida gestão sistêmica no mercado relacionada às empresas de “gestão de terceiros ou contratados”, que ofertam análise documental baseadas em tempo e quantidade (batelada), não sendo devidamente criteriosa com a qualidade do documento enviado. E assim, acaba tornando-se um ponto de atenção nesse tipo de serviço de plataformas, devendo dar especial atenção a qualidade de clouds certificados em alta disponibilidade, os locais de armazenamento de tais dados, cybersecurity e principalmente o trato com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados) desses parceiros que ofertam tais serviço integrados.
Mas, como enfrentar esses desafios?
É preciso primeiramente desburocratizar e analisar de forma realmente criteriosa o que se está solicitando de documentos junto ao seu prestador de serviço. Envolver equipes multidisciplinares e realizar perguntas simples, como: Realmente precisamos desse tipo de documento para esse tipo de escopo? podem te auxiliar no início.
Investir em tecnologias eficientes de nada adiante se ainda adotamos modelos arcaicos de exigências simplesmente pelo fato dele ser um prestador de serviço. Muitas vezes nos deparamos com itens exigidos de um prestador de serviço que na essência não é exigido nem para os próprios empregados que fazem exatamente a mesma tarefa/função.
Em segundo momento, ter uma plataforma de gerenciamento de documentos assertiva para apoiá-los nessa gestão diária e desafiadora, permitindo agilizar processos, proteger informações confidenciais, localizar facilmente arquivos e estabelecer critérios e tipos de documentos baseados na classificação de risco da atividade a ser prestada.
Pense em soluções friendly, que gerem ganhos de performance inclusive para seu parceiro (Prestador de serviço), controlando prazos de documentos de forma eficiente, notificando cliente e prestador com antecedência de vencimentos, gerenciando as integrações (on-boardings) de forma on-line ou presencial e já com interface com controles de acesso (portarias) e com permissões de trabalho eletrônicas, não permitir o ingresso em atividades críticas caso estejam com capacitações e ASOs vencidos, por exemplo.
Em um mundo cada vez mais veloz e tecnológico, respeitar seu parceiro contratado e tratá-lo de fato como parte do seu time bem contar utilizar boas ferramentas de gerenciamento, além de aumentar o compliance e segurança de sua empresa, possibilita principalmente melhorar sua performance nesses processos tornando-os menos burocráticos e mais ágeis.
Você conhece o Hive? Nossa plataforma de gestão de terceiros zero papel
O Hive, um módulo Cesla de gestão de contratados com base em mais de 20 anos de experiência em rotinas industriais envolvendo fluxos de análise e validação documental de prestadores de serviço, sendo totalmente integrado com controles de acesso e permissões de trabalho eletrônica associando a isso um score de performance para gestão da qualidade do serviço prestado.
Com o Hive é possível de forma totalmente paperless - ou seja, totalmente digital sem a emissão de papeis - gerenciar uma empresa contratada ou subcontratada e seus colaboradores, desde o momento em que o prestador recebe a ordem de serviço até a finalização de suas atividades na companhia, passando pelas etapas de:
•Usuários e perfis de acesso;
•Visualização de dashboards;
•Criação de escopo/pedidos;
•Gerenciamento de pedidos;
•Upload de documentos;
•Validação de documentos;
•Gestão de integração face-to-face ou totalmente e-learning;
•Conexão automática com módulo de APR-PT eletrônica do Cesla;
•Conexão com controles de acesso (catracas/portarias), impedindo ingressos com documentos vencidos;
•Score de performance quanto à qualidade do serviço prestado.
